Conditions générales

1. Adhésion

PRO LINGUA est une Association (Loi de 1901). Les séjours sont réservés à ses adhérents. 

L'adhésion (montant 55 €) est acquittée avec le premier acompte. Elle est annuelle et valable à partir du 1er décembre. Elle n'est pas remboursable.

2. Inscription

L’inscription se fait soit directement auprès de PRO LINGUA, soit par l’intermédiaire d’une collectivité. 

Inscription directe : elle est effective dès lors que le premier acompte a été versé et que PRO LINGUA a renvoyé la confirmation d’inscription. En cas d'inscription moins d'un mois avant le départ, la demande doit être accompagnée du règlement total.

3. Convocation

Une convocation est adressée à chaque participant (directement ou par l'intermédiaire de la collectivité dont il dépend) avant le départ. Elle comprend : l'indication du lieu de séjour, les dates de départ et de retour, le lieu et l'heure du rendez-vous de départ, ainsi que les horaires de retour, dans la mesure où ils sont déjà connus. 

La convocation est accompagnée d'un feuillet d'information : conseils pratiques, règles à respecter, papiers nécessaires, argent de poche à prévoir, comment téléphoner, etc.  

Les badges et étiquettes à bagages sont envoyés à l’avance ou remis par les moniteurs au point de départ.

L’autorisation d'opérer en cas d'urgence, qui est à signer, figure sur la demande d’inscription.

Un retard au lieu de rendez-vous peut provoquer de sérieux inconvénients : non-enregistrement du bagage ou même impossibilité de partir avec le groupe et perte du billet.

Adhérents partant des villes de province : les indications sur le pré et le post-acheminement font l’objet d’une information spécifique.

4. Familles-hôtes

 

Les familles sont choisies par les responsables sur place, qui leur remettent les informations nécessaires. Il n'est pas garanti qu'il y ait des enfants du même âge. En principe, pour les plus de 14 ans, il n’y a qu’un seul francophone chez la famille, mais il peut y avoir un - ou plusieurs - autres étudiants étrangers.

Les coordonnées des familles sont diffusées dans la semaine précédant le départ (dans la mesure où le paiement a été enregistré). Changement dans les derniers jours: les parents sont prévenus au plus tôt.

PRO LINGUA peut avoir recours au double placement, selon les modalités annoncées, ou du fait de circonstances imprévues, et faute d’autres solutions. 


Il est demandé à la famille, comme à chaque participant, de respecter les droits et devoirs réciproques. En cas de difficulté, le jeune doit s’adresser au plus tôt à l’un des responsables sur place.

PRO LINGUA ne peut garantir, à l’avance, le placement en famille d’un participant présentant un risque médical particulier ou sujet à l’énurésie.

5. Délais

Les délais d’envoi des différents documents (informations sur le voyage, ou sur la famille...) ne peuvent être respectés que si la demande d’inscription nous est parvenue dans les délais.

Une inscription faite après la date-limite peut entraîner un supplément de frais (transports).

6. Discipline et renvoi

En cas d'indiscipline grave, de brutalité, de mauvaise conduite, de comportement irresponsable ou dangereux, d’impolitesse répétée, de vol ou d'usage de produits interdits, PRO LINGUA peut décider le renvoi d’un jeune en France, après en avoir informé ses parents. Le séjour n'est pas remboursé, et les frais supplémentaires, notamment le voyage et - s’il y a lieu - l'accompagnement, sont alors à la charge des parents.

7. Transport

Un billet de groupe ne peut faire l'objet de modifications individuelles. Une place non utilisée ne peut être remboursée.

Un jeune ne pourra rejoindre son groupe, ou le quitter en cours de trajet, que si ses parents ont remis à PRO LINGUA une autorisation écrite en ce sens.

En cas de pré/post-acheminement non accompagné, le billet, ou le titre de réservation, est envoyé dans les jours qui précèdent le départ.

En cas de modification d'horaire ou de date imposée par les compagnies de transport, les parents sont informés dès que possible.

8. Conditions de règlement

Inscription directe: il est demandé de verser 350€ à l’inscription pour un séjour en Europe et 700€ pour un séjour hors Europe. Le solde est dû à moins de 30 jours avant le départ.

Les prix indiqués incluent toutes les taxes connues à l’inscription. Les modifications ultérieures de ces taxes (aéroport, sécurité, TVA...) sont répercutées (sur les tarifs) selon les conditions réglementaires.

9. Annulation & modification

A)  Annulation du fait d'un participant.

1. PRO LINGUA propose, en option, à ses adhérents de garantir le remboursement des frais payés (séjour et transport) à l’exception de l’adhésion et du montant de la garantie elle-même, dans l’un des cas suivants : raison médicale justifiée, raison familiale grave, modification tardive de dates d’examen.

Le montant de cette garantie (3% du prix facturé) est versé - par règlement séparé -  lors de l’inscription. 

2. Sans cette garantie, les sommes versées sont remboursées selon les modalité: s suivantes
- En cas d'annulation d'une inscription plus de 60 jours avant le départ, il est retenu la somme de 100€.
- De 59 à 30 jours avant le départ, il est retenu : 300€ (avion) ou 180€ (autre mode de transport).
- De 29 à 15 jours avant le départ : 60% du prix.
- De 14 à 3 jours avant le départ : 85% du prix.
- A moins de 3 jours, en cas d’absence au départ ou d’une impossibilité de voyager (du fait, par exemple, de papiers incomplets) : 100% du prix.

La demande d’annulation doit être faite par écrit.

Un titre de transport émis et non utilisé ne peut être remboursé que par décision (non garantie) de la compagnie de transport, selon ses propres modalités.

Un séjour écourté ou diminué de certaines prestations, du fait de l'adhérent, ne donne pas lieu à remboursement.

En cas de modification d'un billet du fait de l'adhérent lui-même (exemple : décision de retour anticipé) les suppléments éventuels sont à sa charge. 

B) Annulation du fait de PRO LINGUA.

Si des évènements graves, indépendants de sa volonté, l’obligent à annuler un séjour, PRO LINGUA en propose un autre (comparable au premier) ou le remboursement des sommes versées, sans qu'il y ait lieu à dédommagement.

PRO LINGUA se réserve le droit, si les circonstances ou la sécurité l'y contraignent :

* De modifier les prestations prévues, un programme donné, ou un lieu de séjour, la qualité des prestations proposées en remplacement étant au moins équivalente.

* De modifier les dates, horaires et modes de transport, pour tenir compte d'une situation imprévue (grève des transports, par exemple) ou de décisions des transporteurs.

* Si le nombre d'inscrits à un séjour donné est insuffisant, de présenter à l'adhérent le choix entre l'inscription à un autre séjour ou le remboursement des sommes payées. 

10. Aide aux vacances

PRO LINGUA est autorisée à recevoir les aides de certaines Caisses d’allocations familiales. Les documents doivent nous parvenir avant le début du séjour. Le remboursement éventuel intervient après le séjour, une fois validé par la C.A.F. Les chèques-vacances sont également acceptés, sous certaines conditions.

11. Assurances

Tout participant à un séjour de PRO LINGUA est couvert: responsabilité civile, accident, vol d'objets personnels. L’assistance et le rapatriement sanitaire sont inclus, sans supplément tarifaire. 

Sont exclus de la couverture : l'argent, les bijoux, les frais dus à une maladie antérieure au séjour, ou ceux entraînés par l’énurésie. 

Oubli, négligence ou défaut de surveillance de la part du propriétaire : les objets volés ou perdus (y compris les lunettes de vue) ne sont pas remboursés.

L’Association ne peut être tenue pour responsable des objets oubliés, notamment dans les lieux d’accueil ou lors des déplacements et des voyages.

Bagages ou effets personnels endommagés ou volés durant le voyage en avion : les modalités sont définies par le transporteur.
 

12. Frais médicaux

A) Grande-Bretagne : la plupart des soins sont gratuits, dans le cadre du Service National de Santé. La carte européenne d’assurance-maladie (CEAM) peut être demandée.

B) Allemagne, Irlande, Espagne : les soins sont pris en charge dans la mesure où la CEAM est présentée.

C) Malte : les jeunes doivent prévoir de payer leurs petits frais médicaux (jusqu’à 40€); ce qui dépasse cette franchise est pris en charge.

D) USA, Australie, Canada, Russie, Chine : l'assurance comprend le rapatriement sanitaire et une importante couverture des frais médicaux sur place. Un certificat de bonne santé est demandé.

Si les parents souhaitent étendre ce taux de couverture (notamment pour inclure le dentaire et l’optique ou couvrir un risque spécifique) dans ces pays, ils doivent souscrire une assurance complémentaire auprès d'une compagnie de leur choix.

E) Frais médicaux après le retour : l’assurance intervient, le cas échéant, en complément des remboursements effectués par la Sécurité Sociale et la Mutuelle des parents. Sont exclus : les frais dûs à une maladie antérieure au séjour. D’autre part, le remboursement des lunettes et des appareils dentaires est limité.

Toute demande de remboursement ou réclamation doit être adressée à PRO LINGUA dans un délai de  60 jours après la date du retour.

L'inscription à un séjour implique l'adhésion aux conditions de vente et tarifs de PRO LINGUA, ainsi qu’aux dispositions réglementaires.